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ToDoList(简单有效的个人任务管理器) v7.2.3.0中文绿色版

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ToDoList(简单有效的个人任务管理器) v7.2.3.0中文绿色版

ToDoList是一个非常强大的任务管理软件,能够有效帮助你管理工作进度。ToDoList非常小巧,不到 1M 的体积,却功能强大,包罗万象,能够让不少软件汗颜。更为难得的是,多数功能都可以选择是否开启,允许你DIY 出一个符合自己使用习惯的ToDoList。不管只是简单地把任务列出来,还是有其它各种花样的任务管理要求,都能满足你的需求。

ToDoList(简单有效的个人任务管理器) v7.2.3.0中文绿色版

ToDoList功能:

1.界面清爽,操作简单。简单的界面,符合我提倡的“简单不思考”原则。

2.绿色,小巧。不到1M ,不需要安装,U盘随身携带都是没有问题的。

3.支持多个项目。和 IE7,IE8 一样的标签式浏览,可同时打开多个项目文件,不同的文件建立不同的项目,非常适合多项目任务管理。

4.支持多层子任务。能够建立多个任务列表,以及无限级子任务,适合项目管理。outlook 是不支持这个的,对于项目来说非常有用,往往一些任务一定得分成多个子任务来更清晰,更合理。

5.可导出成很多种格式。可以导出到 outlook,思维导图FreeMind 、HTML等格式。

6. 能够对任务进行描述,支持纯文本和富文本两种形式。

7. 内置计时器,能够记录完成任务所用的时间。一方面可以督促自己提高效率,另一方面也可以用于整个项目完成后的总结。

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ToDoList使用教程

Ⅰ、闹钟提醒

一、功能需求背景:

列表中有些事务/计划对时间要求比较严,指定了明确的开始或结束时间(如会议)。而在执行该任务前,我们不可能去时刻惦记着它,当然更不能忘记疏忽了,此时就需要让电脑能在到点前自动提醒一下自己,而这就可以用到ToDoList中的提醒功能了。

二、功能效果/需求目的:

Todolist中当任务到期时将自动弹出图1所示的提醒对话框,并播放指定的闹铃:

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图1:任务到期提醒对话框

三、操作方法:

1)、选中需要设置提醒的任务;

2)、通过菜单“Edit”或右键点击该任务,然后选中“Set Reminder…”,如下面图2所示;

3)、设置预定提醒时间:开始/到期前__时间(可以设定0分钟-4周),或具体的提醒时间;

4)、指定提示声音文件(必须为WAV格式),然后点击“OK”(建议不要使用过大,过长的声音文件);

5)、此时设置工作结束,但如果要让提醒有效,还需要保持ToDoList处于打开状态,详见下方附注的小技巧;

6)、当指定时间到点时,系统将自动弹出图1中所示的提醒对话框,并播放指定的闹铃,此时我们可以按照预期计划处理执行该任务,也可以选择延迟提醒(可以设定5分钟-6小时);

7)、另外如果您想提前取消该闹钟提醒,可以通过菜单“Edit”或右键点击该任务,然后选中“Clear Reminder”;

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图2:闹钟提醒设置,点击后放大查看

注,版本区别:

6.0.8版(有中文版)中可以实现任务到期或开始前__分钟自动弹出提示对话框,并播放指定声音,此功能对于循环事件依然有效;

6.1Beta版(只有英文版)中则又另外新增了直接设定具体提醒日期及时间的功能。

打开ToDoList后,依次点击:菜单“Tools” -> “Preferences…” -> “General” -> 勾选第三项“Minimize ToDoList to the ‘System Tray’When:”(最小化ToDoList至系统栏) -> 选择下面下拉条中的“the Minimize or Close Button is Selected”(最小化或关闭时) -> 同时也可以继续勾选下面的“Toggle Visibility on clicking the tray icon”(单击系统栏图标是切换显示或隐藏ToDoList)。

另建议:勾选该页中的Global Hotkey(全局快捷键),并指定相应的调用快捷键,如我设置为:Ctrl + T ,以方便随时快速的重新打开ToDoList 。

Ⅱ、预设属性参数

一、功能需求背景:

一般受工作、个人习惯的限制和影响,在添加新任务时,很多任务属性的内容可能都是固定的。此时,如果能预先定义好相关字段,以后直接点击选用的话,那就可以非常有效的节约输入时间,方便筛选及后期数据汇总分析…

二、功能效果/需求目的(对所有的任务列表有效):

1、分类、状态、制定人、委外人等变化比较少,可以直接预先设定好常用内容,后期点击选用,而对于不常用或在没有预设的内容,则直接在任务列表中单独输入;

2、新增任务时,由ToDoList自动补充填入预设属性;

3、新增子任务时,自动继承上一级(父级)任务的属性;

三、操作方法:

1、依次点击菜单“Tools” -> “Preferences…” -> “Default Task Attributes”打开如下图3所示:

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图3:预设属性字段设置,点击后放大查看

2、分别设置:“默认属性”、“继承属性”、“默认下拉列表”

1)、默认属性:针对上述需求2,作用是在输入任务标题后自动填入部分其他相关属性,此处直接输入相应的内容即可;

2)、继承属性:针对上述需求3,自动继承上一级任务属性,先勾选“创建子任务时,继承父级任务的如下属性”,然后选择下面相应需要继承的属性;

3)、下拉列表:针对需求1,预先定义,后期直接点击选用,在右下角的下拉列表区域内包括:Category(类别)、States(状态)、Allocated By(指派人)、Allocated To(接收人),输入方法:输入完一条内容后,直接回车,然后继续输入第2条内容,回车,…….(如果需要删除某个预设内容,可以选中该内容,然后按Ctrl + Delete键)。

(注:以上设置是针对所有的任务列表有效,如果想不同的列表使用不同的预设效果,可以参见正文下面的"多配置文件灵活应用",

如果只是想在个别列表中实现“输入属性后,后期选用”的效果,就不需要单独设置,ToDoList默认就带有此功能,你可以自己现在就输入看看. ^.^)

四、个人小建议:

上图右下角的下拉列表设置中,我们需要认识到设置分类的目的:是为了能在最短的时间里找到Next Action(下一步行动)。所以这里无所谓权威,结合个人实际设置就好了,以下分类仅供参考,请勿生搬硬套,但强烈建议在分类前加上数字序号,方便排序后更容易找到。同时需要预先提醒的是:同步数据(如导出通用“*.Ics”格式文件)时,在其他软件中一般默认只认可"Category(类别)"分类(这个只能怪其他软件都是粗线条管理 ^.^)。

1)、Category(类别) 的设置可以参考学习GTD中常用设置,如:

收集/待整理: @Inbox(收集箱);

需要行动: @Next Action(下一步行动,马上要做的),@Calendar(安排至日程表,特定时间再做),@Waiting For(已经委派给他人做了,现等待结果);

无需行动: @Someday/Maybe(将来也许会做),@Reference(灵感或参考资料);

或者单独以场景来分类: @Computer(在电脑上),@Call(在电话里),@Home(在家),@Work(在公司),@Errands(在外),@AnyWhere(随便什么位置);

2)、States(状态)

可以设置为人的状态,即任务对精力、体力的要求:巅峰、旺盛、一般、疲惫;

也可以设置为任务状态:#Doing Now(正在做),#Do it ASAP(尽快做),#In Calendar(放入日程表中,将来做),#Waiting(暂定/等待),#Done(已经完成),#Review(待回顾);

3)、Allocated By(指派人) ,可以设置为:上级领导、同事、客户、供应商、常打交道的一些联系人、朋友、家人、自我…

4)、Allocated To(接收人) ,可以设置为:同上,也可以将此字段看做一个任务的预期目的,进一步细化,如:个人-健康,个人-情义,个人-理财,个人-学习,个人-兴趣……

以上预设是对所有任务列表均有效,默认配置文件保存在ToDoList文件夹下的ToDoList.ini文件中;

如果想仅仅针对某些单独列表有效的话,可以灵活的利用上述的ini配置文件,操作如下:

1、关闭ToDoList,复制ToDoList.ini文件,原地粘贴,并改名(本例中更名为new.ini);

2、右键ToDoList.exe,发送至 -> 桌面快捷方式 -> 回到桌面 -> 右键刚才新建的快捷方式 -> 属性 -> 修改“目标”,在ToDoList.exe后添加上引号中的内容:" -i new.ini" -> 点击“确定”;

3、双击打开刚才修改完毕的快捷方式,修改相应的选项属性,此时修改后的配置将自动保存至new.ini;

4、以后双击此快捷方式后,ToDoList将加载new.ini配置中的设置用于某些特定任务列表管理;

5、类似的,我们可以创建多个ini配置文件用于实现特殊的个性配置要求,当然也可以不用建快捷方式,直接以命令行的方式加载不同的列表,具体方法后文中再继续讲;

当我们在ToDoList中输入一些任务属性时,ToDolist会自动记忆之前输入过的内容,并保存在该任务列表文件(*.tdl)中,作为可选项提供给后期任务选择输入。这是一个非常方便的功能,但也有个小bug:当之前输入错误,重新输入更正后,我们会发现原错误数据依然会保留在该文件中,成为无用的垃圾数据,且无法直接删除。此时如果想清除掉他们,我们需要这样做:

方法1、在列表属性区,点击欲修改属性字段后的小三角,展开显示所有的内容后,鼠标移至欲删除的内容上,不要点击,在展开状态直接按Ctrl + Delete键即可删除。

方法2、右键点击该任务列表文件(*.tdl),选择用记事本之类的软件打开,在文件的最底端可以找到该错误数据,直接删除相应内容。

Ⅲ、自动格式化

一、功能需求背景:

当列表中的任务越来越多,而我们又不想通过筛选来查看某些任务的时候,此时就可以使用ToDoList的自动格式化功能,以色彩视觉来区分不同类型的任务。

二、功能效果/需求目的(对所有的任务列表有效):

1、当给任务设定不同Category(类别)的,该任务字体颜色(或背景色)将自动变为预先设定好的颜色;

2、同上,只是设定依据为优先级或分配人;

3、到期的任务/今日到期任务/已完成任务/已标记任务 与正常待处理任务通过色彩自动区分;

三、操作方法:

1、依次点击菜单“Tools” -> “Preferences…” -> “Fonts and Colours”;

2、选中“Colour Task Titles by Category”(按分类自动设定任务颜色),然后输入Category类别名称,选择相应的颜色,回车添加后继续设置其他Category的颜色;

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图4:自动格式化设置(点击放大查看)

3)、其他设定可以参照上图中的说明,除了按分类设定颜色外,你也可以勾选使用优先级或任务分配人来定以任务的颜色;

4)、此外,您还可以同时设置到期/今天到期、已完成、已标记的任务颜色;

个人建议:勾选“Use a Task‘s Colour for its title background”(将字体颜色设定为其背景色),以加强视觉刺激效果;

Ⅳ、自定义显示内容

一、功能需求背景:

想添加or隐藏部分任务属性,或者想修改某些栏目的显示效果,或者不习惯当前默认的界面……

二、功能效果/需求目的(对所有的任务列表有效):

1、显示/隐藏备注&属性栏;

2、调整备注显示位置;

3、调整任务标题显示位置;

4、切换任务显示树形/平行结构方式;

5、显示隐藏某些任务属性;

6、调整任务属性显示方式;

三、操作方法:

1、显示/隐藏备注&属性栏:快捷键:Ctrl + M(最大化任务列表,隐藏备注&属性栏) 、Ctrl +Shift + M(最大化显示备注,隐藏任务列表&属性栏)

2、调整备注显示位置(可以在列表的右边或下面切换):依次点击菜单“Tools” -> “Preferences…” -> “User Interface” -> “Location” -> 选择“Below Tasklist”(列表下方),或默认的“Right of Tasklist”(列表右边)

3、调整任务标题显示位置(可以设置为标题在左侧-前,属性在右侧-后,或者相反):依次点击菜单“Tools” -> “Preferences…” -> “Column Selection” -> 勾选或取消勾选“Show columns on the right of the task tree”(在任务树的右边显示任务属性)

4、切换任务显示树形/平行结构方式:快捷键:F10

5、显示隐藏某些任务属性:依次点击菜单“View” -> “Select Columns…” -> 勾选或取消相应的任务属性(参看下图) -> 勾选设置后的作用范围(默认仅对当前列表有效) -> 点击“OK”;(也可以通过下面第6步来设置默认显示属性)

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图5:任务属性字段显示/隐藏(点击放大查看)

6、调整任务属性显示方式:依次点击菜单“Tools” -> “Preferences…” -> “Column Selection” -> 勾选或取消勾选相应的选项,具体内容请参照下图中英文对照说明,或参照《ToDoList功能界面演示Flash版(1.54M) 》查看更多选项设置;

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图6:任务属性显示设置/隐藏(点击放大查看)

Ⅴ、命令行使用

一、功能需求背景:

每回都要打开ToDoList才能进行相关的操作,有没有更简单、更快的添加任务方法呢?前面介绍过可以通过在快捷方式后加参数,来加载不同的配置表来满足个性需求,要不再折腾下ToDoList的另类小用法……

二、功能效果/需求目的:

1、不打开ToDoList程序,直接通过“Win + R”快速打开运行来添加新任务;

2、加载不同的配置表启用ToDoList;

3、其他辅助命令行命令;

三、操作方法:

原本命令行也可以用于Dos下面,或通过快捷方式后面添加参数来运行,不过一方面现在的Dos控太稀有了,另一方面也不够偷懒,比较麻烦,故而略过,这里只介绍下如何通过"Win + R"打开运行来使用ToDoList的命令行功能。

1、不打开ToDoList程序,直接通过运行来添加新任务:

1)、为了偷懒,这里建议先做下准备工作,将ToDoList程序的快捷方式所在文件夹路径加入系统变量中,桌面 -> 右击“我的电脑” -> “属性” -> “高级” -> “环境变量” -> “系统变量” -> 选中“Path” -> 点击下面的“编辑” -> 在变量值的末端粘贴入您软件快捷方式所在的路径,并用英文状态的“;”与前面其他变量区分开来,如:“;D:\Personal\My Documents\Shortcut”,为了进一步偷懒可以将Shortcut文件夹中的ToDoList快捷方式名称“TodoList”改名为“td”;

2)、“Win + R”快速打开系统自带的运行;

3)、输入“td -nt 测试任务标题 -cm 测试备注”,然后敲击“Enter”键确认;(此处根据您的需要请自行修改标题和备注)

4)、此时如果之前您已经打开了ToDoList程序的话,上面的“测试任务标题”任务及备注会自动添加至当前活动列表中;否则Todolist会自动创建一个新列表,并加入上述任务及备注;(关于保持ToDoList的打开状态可以参见ToDoList实用小技巧01-闹钟提醒底部的小技巧)

2、加载不同的配置表启用ToDoList: 如:输入“td -i new.ini”,然后敲击“Enter”键确认。

如果配置表比较多,建议还是利用快捷方式后添加不同参数,然后修改快捷方式的名字更快,详细做法可参见《ToDoList实用小技巧02-预设任务参数》下面的特别说明。

3、其他辅助命令行命令:

1)、“-v”强制打开ToDoList最后一次保存时的状态;

2)、“-i”加载指定配置文件;

3)、“-x”关闭密码提示,除非第一次打开加密列表;

4)、“<文件路径>”打开指定文件;

5)、“-tid <任务id>”在激活状态的任务列表中选择指定ID的任务;

6)、“-nd<标题> [-cm<备注>]”在当前任务列表中插件指定标题和备注的新任务,如之前没有打开任何列表则自动新建一个列表后;

7)、“-h 或 -help 或 -?”打开此命令行帮助信息对话框;

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图7:ToDoList_Commandline命令行6.1b2版,排得有点乱,但6.1B4版已修正(点击放大查看)

中文设置方法:

菜单栏选:Tools-Preferences

在Display Language里选chinese就可以了。

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更新日志

1.备注里可用RichEdit50富文本编辑器

2.在选项中支持相对路径

3.把备注区默认放置到顶部

4.到期任务提醒程式化

5.修正备注状态保存中/装载中

6.文本备注中固定的分行符

7.Alt+点击列 移动焦点到编辑框

8.允许“找到的”用作过滤器

9.在提醒对话框中增加了“零分钟”

10.增加了过滤器开关

11.增加文本框至过滤栏以匹配任务名称

12.把任务名称增加至“复制为路径”

13.增加把图标放置在任务标题附近的选项

14.增加“追加时间到时间跟踪日记文件”的选项

15.在选项对话框中增加了“应用”按钮

16.增加独立的提醒

17.在“优先级”编辑菜单中添加了<无>

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